Αρμοδιότητες
- Παραλαμβάνει αιτήσεις για την άσκηση αρμοδιοτήτων του δημοτολογίου: α) Από πολίτες: σε έντυπη μορφή με αυτοπρόσωπη παρουσία των αιτούντων, σε ηλεκτρονική μορφή μέσω των Κ.Ε.Π., μέσω θυρίδων του Δήμου και μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας ηλεκτρονικών αιτήσεων του Δήμου και β) από τις δημόσιες υπηρεσίες μέσω αυτεπάγγελτης αναζήτησης σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή.
- Εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις για το Δημοτολόγιο και καταχωρεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών», νέες εγγραφές, διαγραφές, διορθώσεις και μεταβολές ή συμπληρώσεις και προσθήκες στοιχείων δημοτολογίου με την έκδοση απόφασης Δημάρχου.
- Τηρεί τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την κείμενη νομοθεσία για τη δημιουργία και τήρηση του Δημοτολογίου.
- Επιμελείται και διενεργεί συμπληρώσεις στοιχείων δημοτών στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» για τα οποία δεν απαιτείται η έκδοση απόφασης Δημάρχου (Χ.Α.Δ.).
- Διενεργεί την καταχώρηση του Αριθμού Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (ΑΜΚΑ) και του Αριθμού Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) των δημοτών.
- Εκδίδει πάσης φύσεως πιστοποιητικά και βεβαιώσεων δημοτολογίου: α) Ατομικά πιστοποιητικά (πιστοποιητικά γεννήσεως, εντοπιότητας, ταυτοπροσωπίας, πολύγλωσσο έντυπο (κανονισμός ΕΕ 2016/1191 και
β) οικογενειακά πιστοποιητικά (πιστοποιητικά οικογενειακής κατάστασης, οικογενειακής κατάστασης στρατολογικής χρήσης, οικογενειακής Κατάστασης (Ξένων Αρχών) Ε401, μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών».
- Επιμελείται την έκδοση και την χορήγηση πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών μέσω του Πληροφορικού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών» και επικυρώνει εκ του αρχείου παλαιότερα εκδοθέντα πιστοποιητικά εγγυτέρων συγγενών.
- Περαιώνει τις μεταδημοτεύσεις από άλλους Δήμους.
- Εφαρμόζει την κείμενη νομοθεσία σε ότι αφορά την πρόσληψη ή αλλαγή επωνύμου καθώς και την πρόσληψη πατρωνύμου και μητρωνύμου από παιδιά που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων.
- Επιμελείται την εγγραφή στο δημοτολόγιο με απόφαση Δημάρχου ομογενών και αλλογενών αλλοδαπών που αποκτούν την Ελληνική Ιθαγένεια.
- Εξελληνίζει το ονοματεπώνυμο Ελλήνων εξωτερικού, ομογενών που αποκτούν την Ελληνική Ιθαγένεια και παλιννοστούντων ομογενών που έχουν την Ελληνική Ιθαγένεια.
- Συντάσσει την Δήλωση Πολιτογράφησης για την απόκτηση Ελληνικής Ιθαγένειας αλλογενών αλλοδαπών κατοίκων του Δήμου Αρταίων.
- Προβαίνει στη σύνταξη και δίμηνη αναθεώρηση των εκλογικών καταλόγων (δημοτών – ετεροδημοτών και ευρωπαίων πολιτών) και την αποστολή τους σε ψηφιακή μορφή στο Υπουργείο Εσωτερικών.
- Επιμελείται στην πρώτη δίμηνη αναθεώρηση των εκλογικών καταλόγων την εγγραφή των νέων εκλογέων που είναι εγγεγραμμένοι στο Δημοτολόγιο του Δήμου και αποκτούν το δικαίωμα του εκλέγειν.
- Χορηγεί πιστοποιητικά παραληφθέντων εκλογέων μεριμνώντας για την αποστολή τους στο Υπουργείο Εσωτερικών και διευκολύνει τους εκλογείς για την εύρεση του εκλογικού τους τμήματος.
- Μεριμνά για την μεταβολή του εκλογικού διαμερίσματος των δημοτών κατόπιν αιτήσεώς τους.
- Συνεργάζεται με τις υπηρεσίες Δημοτολογίου άλλων Δήμων και άλλες δημόσιες υπηρεσίες καθώς και με τις Στρατολογικές Υπηρεσίες.
- Επιμελείται την έκδοση βεβαιώσεων μόνιμης κατοικίας.
- Εκτελεί τις Εισαγγελικές παραγγελίες.
- Ενημερώνει τον Εισαγγελέα πρωτοδικών για κάθε περίπτωση δημοτολογικού γεγονότος ή κατάστασης, η οποία δύναται να θεωρηθεί ως παράνομη πράξη.
- Χορηγεί αρνητική απάντηση για την μη ύπαρξη δημοτολογικής εγγραφής καθώς και τη μη ύπαρξη εννόμου συμφέροντος.
- Εκδίδει βεβαιώσεις εγγραφής Μητρώου Αρρένων εγγεγραμμένων στα Μητρώα Αρρένων του Δήμου μας μέχρι την 31.12.2021.
- Τηρεί και διαφυλάττει στο διηνεκές τα φυσικά αρχεία που αφορούν: α) Τις οικογενειακές μερίδες των δημοτών του Δήμου, β) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις Δημάρχου των δημοτολογικών μεταβολών, γ) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Ηπείρου – Δυτικής Μακεδονίας για πολιτογραφήσεις, δ) τα δικαιολογητικά και τις αποφάσεις Δημάρχου ονοματεπωνυμικών αλλαγών, ε) τα εκδοθέντα πιστοποιητικά εγγυτέρων συγγενών με τα συνημμένα δικαιολογητικά για την έκδοσή τους.
- Τηρεί τις αιτήσεις έκδοσης αντιγράφων πιστοποιητικών και βεβαιώσεων για δύο χρόνια και επιμελείται την εκκαθάρισή τους
- Διεκπεραιώνει την αλληλογραφία και τα έγγραφα με άλλους φορείς του Δημοσίου.
- Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από τον νόμο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές των Προϊσταμένων του Τμήματος και της Διεύθυνσης.
Αρμοδιότητες Ληξιαρχείου
Ο/Η Ληξίαρχος ασκεί τα καθήκοντα όπως προβλέπεται από τον Ληξιαρχικό Νόμο και εφαρμόζει αυτόν σε συνεργασία με τον/την Προϊστάμενο και τους υπαλλήλους του Τμήματος Ληξιαρχείου για την ορθή καταχώρηση των ληξιαρχικών γεγονότων που λαμβάνουν χώρα στα διοικητικά όρια της Δημοτικής Ενότητας στην οποία έχει διορισθεί.
- Παραλαμβάνει αιτήσεις για την χορήγηση αντιγράφων Ληξιαρχικών Πράξεων και άσκηση αρμοδιοτήτων του ληξιαρχείου: α) Από πολίτες: σε έντυπη μορφή με αυτοπρόσωπη παρουσία των αιτούντων, σε ηλεκτρονική μορφή μέσω των Κ.Ε.Π., μέσω θυρίδων του Δήμου και μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας ηλεκτρονικών αιτήσεων του Δήμου και β) από τις δημόσιες υπηρεσίες μέσω αυτεπάγγελτης αναζήτησης σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή.
- Χορηγεί πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα των ληξιαρχικών πράξεων, κανονισμός ΕΕ 2016/1191.
- Χορηγεί αρνητική απάντηση για τη μη ύπαρξη ληξιαρχικής εγγραφής καθώς και τη μη ύπαρξη εννόμου συμφέροντος.
- Καταχωρεί και εκδίδει ληξιαρχική πράξη θανάτου, η οποία περιλαμβάνει τα στοιχεία του ενταφιασμού.
- Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» τις πράξεις που λαμβάνουν χώρα στα διοικητικά όρια της ληξιαρχικής Δημοτικής Ενότητας και έχουν σαν αντικείμενο: Τη βεβαίωση γέννησης, γάμου ή θανάτου φυσικού προσώπου, την ισχύ της συμφωνίας των προσώπων που κατάρτισαν σύμφωνο συμβίωσης και εκτυπώνει τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις, οι οποίες βιβλιοδετούνται σε τόμους.
- Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» και επισημειώνει στα αντίστοιχα χειρόγραφα Ληξιαρχικά Βιβλία γεγονότα όπως ονοματοδοσία, βάπτιση και μεταβολές που επέρχονται στις ληξιαρχικές πράξεις.
- Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» και επισημειώνει στα αντίστοιχα χειρόγραφα Ληξιαρχικά Βιβλία διορθώσεις σφαλμάτων επί των ληξιαρχικών πράξεων κατόπιν άδειας ληξιάρχου, άδειας Εισαγγελέα, κατόπιν έκδοσης αμετάκλητης δικαστικής απόφασης.
- Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα Μητρώο Πολιτών τις βαπτίσεις, ονοματοδοσίες ή μεταβολές, οι οποίες έλαβαν χώρα στα διοικητικά όρια των ληξιαρχικών Δημοτικών Ενοτήτων του Δήμου Αρταίων και αφορούν ληξιαρχικές πράξεις που έχουν συνταχθεί σε άλλα ληξιαρχεία και εκτυπώνει τις αντίστοιχες ληξιαρχικές πράξεις εκθέσεων, οι οποίες βιβλιοδετούνται σε τόμους.
- Καταχωρεί και οριστικοποιεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» μεταβολές που επέρχονται στην κατάσταση του φυσικού προσώπου μετά τη σύνταξη των ληξιαρχικών πράξεων λόγω νομιμοποίησης, αναγνώρισης, αποκήρυξης, αμφισβήτησης, προσβολής πατρότητας, υιοθεσίας τέκνου και λύσης αυτού, λύσης ή ακύρωσης γάμου, λύσης συμφώνου συμβίωσης, προσθήκης ή μεταβολής ονόματος, επωνύμου, ιθαγένειας, θρησκεύματος ή αλλαγής φύλλου, εντός μηνός από τότε που έλαβαν χώρα στην διοικητική περιφέρεια του ληξιαρχείου με την προσκόμιση της σχετικής αμετάκλητης διοικητικής πράξης. Τηρεί αρχεία αιτήσεων μαζί με τα δικαιολογητικά σε φακέλους για κάθε καταχώρηση που διενεργεί και οι οποίοι διαφυλάσσονται στο διηνεκές στο αρχείο.
- Διορθώνει ή συμπληρώνει τα στοιχεία ληξιαρχικών πράξεων που έχουν καταχωριστεί μετά τη μετάπτωση στο Μητρώο Πολιτών, σύμφωνα με τα στοιχεία που εμπεριέχονται στις ενυπόγραφες έγχαρτες ληξιαρχικές πράξεις και τις οριστικοποιεί.
- Εφαρμόζει τις κατά νόμο διαδικασίες για την επιβολή προστίμων στις εκπρόθεσμες δηλώσεις ληξιαρχικών γεγονότων σύμφωνα με το άρθρο 49 του ν. 344/1976 και με το άρθρο 33 του ν. 4674/2020.
- Συνεργάζεται με ληξιαρχεία άλλων Δήμων και Δημοτικών Ενοτήτων.
- Αποστέλλει τις αστυνομικές ταυτότητες των αποβιωσάντων στα Αστυνομικά τμήματα που αυτές έχουν εκδοθεί.
- Εκτελεί τις Εισαγγελικές παραγγελίες και ενημερώνει τον Εισαγγελέα για κάθε περίπτωση ληξιαρχικού γεγονότος ή κατάστασης η οποία δύναται να θεωρηθεί ως παράνομη πράξη.
- Κλείνει τα ληξιαρχικά βιβλία μετά την συμπλήρωση 250 φύλλων, τα οποία αριθμούνται και μονογράφονται από την ληξίαρχο και αφού σφραγιστούν με την σφραγίδα του ληξιαρχείου δένονται σε τόμους ανά έτος. Όταν δεν υπάρχουν ετησίως περισσότερες από 150 ληξιαρχικές πράξεις κατά τύπο διατηρεί τον ίδιο τόμο για περισσότερα του ενός έτη.
- Εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις για την έκδοση άδειας πολιτικού γάμου Ελλήνων και αλλοδαπών.
- Συντάσσει την δήλωση τέλεσης πολιτικού γάμου στο τηρούμενο ειδικά για τον σκοπό αυτό ειδικό έντυπο δήλωσης τέλεσης ή βιβλίο.
- Τηρεί εσωτερικό πρωτόκολλο για την καταχώρηση των αιτήσεων χορήγησης των καθημερινών αντιγράφων σύμφωνα με τον ν. 344/1976.
- Παραλαμβάνει αιτήσεις οι οποίες έχουν καταχωρηθεί στο Σ.Η.Δ.Ε.
- Τηρεί και διαφυλάττει στο διηνεκές τα φυσικά αρχεία που αφορούν τα δικαιολογητικά για την έκδοση αδειών γάμου και για την τέλεση των πολιτικών γάμων στον Δήμο Αρταίων.
- Τηρεί και διαφυλάττει, στο διηνεκές, τα ληξιαρχικά βιβλία γεννήσεων, θανάτων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης και εκθέσεων (ν. 344/1976, π.δ. 480/1985).
- Τηρεί και διαφυλάττει στο διηνεκές τα φυσικά αρχεία που αφορούν τους φακέλους και τα δικαιολογητικά κάθε καταχώρησης.
- Τηρεί τις αιτήσεις έκδοσης αντιγράφων για δύο χρόνια και επιμελείται την εκκαθάρισή τους (π.δ. 480/1985).
- Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από τον νόμο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές των Προϊσταμένων του Τμήματος και της Διεύθυνσης.
Αρμοδιότητες σε θέματα εκλογών
- Τήρηση των υποχρεώσεων του Δήμου που προκύπτουν από την ισχύουσα εκλογική νομοθεσία.
- Τήρηση των εκλογικών καταλόγων του Δήμου και έκδοση των σχετικών πιστοποιητικών για την εγγραφή σε αυτούς νέων εκλογέων.
- Συμμετοχή στις διαδικασίες αναθεώρησης των εκλογικών καταλόγων. Τμήμα Διοικητικής Μέριμνας
- Εισήγηση για την κάλυψη των στεγαστικών αναγκών των υπηρεσιών του Δήμου (πλην των σχολικών κτιρίων). Μέριμνα για τη μίσθωση κτιρίων και κτιριακών εγκαταστάσεων για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Δήμου. Συνεργασία με την υπηρεσία Προμηθειών για τη διενέργεια των διαγωνισμών μίσθωσης.
- Μέριμνα για τη φύλαξη, την ασφάλεια και την καθαριότητα των κάθε είδους εγκαταστάσεων του Δήμου. Κατάρτιση και εποπτεία του προγράμματος εργασιών των κλητήρων, θυρωρών, φυλάκων, καθαριστών/στριών εσωτερικών χώρων.
- Μέριμνα για την συντήρηση και αποκατάσταση βλαβών των κτιριακών εγκαταστάσεων του Δήμου, σε συνεργασία με την τεχνική υπηρεσία.
- Μέριμνα για τις μετακινήσεις και μεταφορές του προσωπικού του Δήμου.
- Λειτουργία πληροφοριακού συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, για την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, σύνταξης, υπογραφής, εσωτερικής διακίνησης, διεκπεραίωσης και αρχειοθέτησης εγγράφων και αλληλογραφίας.
- Τήρηση του Γενικού Αρχείου του Δήμου.
- Λειτουργία του τηλεφωνικού και φωτοτυπικού κέντρου του Δήμου.
- Παροχή γραμματειακής υποστήριξης στη Διοικητική υπηρεσία (τήρηση πρωτοκόλλου, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας, θέματα προσωπικού κ.λπ.).
- Μέριμνα για την εύρυθμη λειτουργία των αποκεντρωμένων μονάδων Διοικητικών Θεμάτων και Εξυπηρέτησης του πολίτη σε δημοτικές ενότητες του Δήμου.
- Επιμέλεια για την προετοιμασία, συγκέντρωση και διανομή του εκλογικού υλικού και γενικά για την υλοποίηση κάθε εργασίας που έχει σχέση με τη διεξαγωγή των εκλογών, σύμφωνα με την εκάστοτε ισχύουσα εκλογική νομοθεσία.
Αρμοδιότητες διοικητικής – γραμματειακής υποστήριξης
- Παροχή γραμματειακής υποστήριξης στον προϊστάμενο της οργανικής μονάδας. Διαχείριση συναντήσεων και επικοινωνιών.
- Διεκπεραίωση των διοικητικών θεμάτων της οργανικής μονάδας.
- Διακίνηση, ψηφιοποίηση και αρχειοθέτηση της έντυπης και ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
- Τήρηση φυσικού ή ηλεκτρονικού αρχείου εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων.
- Αξιοποίηση των ηλεκτρονικών εφαρμογών του Δήμου.
- Ανάρτηση, όλων των προβλεπόμενων από τον νόμο, στο διαδίκτυο (π.χ. ΔΙΑΥΓΕΙΑ).
Αρμοδιότητες τήρησης αρχείων
- Συστηματική τήρηση και ενημέρωση, πάσης φύσεως, φυσικών και ηλεκτρονικών αρχείων ή μητρώων αναγκαίων για την εκτέλεση των λειτουργιών της οργανικής μονάδας.
- Προσδιορισμός της διάρκειας τήρησης των αρχείων και μέριμνα για την ετήσια εκκαθάριση του αρχειακού υλικού της οργανικής μονάδας, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.
Αρμοδιότητες τεκμηρίωσης δεδομένων
- Συγκέντρωση και επεξεργασία στατιστικών στοιχείων για τη λειτουργία και τα αποτελέσματα της οργανικής μονάδας.
- Παροχή δεδομένων και στατιστικών στοιχείων σε εμπλεκόμενους αρμόδιους φορείς. Αρμοδιότητες σε θέματα οικονομικής διαχείρισης Σε συνεργασία με την Οικονομική υπηρεσία:
1) Εισήγηση για τη διάθεση των αναγκαίων πιστώσεων, με την έκδοση αποφάσεων ανάληψης δαπάνης. Αρμοδιότητες υποστήριξης εφαρμογών ΤΠΕ Σε συνεργασία με την υπηρεσία Πληροφορικής:
1) Αξιοποίηση και ενημέρωση των απαραίτητων, για τη λειτουργία της οργανικής μονάδας εφαρμογών ΤΠΕ. Μέριμνα για την υποστήριξη των χρηστών των εφαρμογών από την υπηρεσία Πληροφορικής.
Αρμοδιότητες ενημέρωσης της ιστοσελίδας του Δήμου
Σε συνεργασία με την υπηρεσία Ενημέρωσης και Δημοσίων σχέσεων και την υπηρεσία Πληροφορικής:
1) Συγκέντρωση και αποστολή πληροφοριακού υλικού σχετικού με την οργάνωση και λειτουργία της οργανικής μονάδας, για την ενημέρωση της ιστοσελίδας του Δήμου.
Αρμοδιότητες προμήθειας υλικών, τεχνικών μέσων και υπηρεσιών Σε συνεργασία με την υπηρεσία Προμηθειών:
- Παρακολούθηση της διαθεσιμότητας των τεχνικών μέσων που απαιτούνται για την υλοποίηση των λειτουργιών της οργανικής μονάδας.
- Κατάρτιση του ετήσιου προγράμματος προμηθειών της οργανικής μονάδας.
- Προγραμματισμός και μέριμνα για την έγκαιρη προετοιμασία των σχετικών διαδικασιών ανάθεσης προμηθειών, εργασιών ή και παροχής υπηρεσιών, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και διαβίβαση των αντίστοιχων φακέλων στην υπηρεσία Προμηθειών για την υλοποίησή τους.
- Διενέργεια ερευνών αγοράς των προμηθειών που αφορούν την οικεία Διεύθυνση, για την τεκμηρίωση της διαθεσιμότητας των ειδών ή των υπηρεσιών που ενδιαφέρουν τον Δήμο και λήψη στοιχείων τιμών προμήθειας ή υπηρεσίας.
- Μελέτη, σχεδιασμός και εισήγηση για τις τεχνικές προδιαγραφές και τις αναγκαίες ποσότητες των κάθε είδους τεχνικών μέσων, υλικών και εργασιών – υπηρεσιών, που απαιτούνται για την αποτελεσματική και αποδοτική εκτέλεση των λειτουργιών της οργανικής μονάδας.
- Έκδοση αποφάσεων περί συγκρότησης επιτροπών.
- Συμμετοχή στις επιτροπές διενέργειας, αξιολόγησης προσφορών και στις επιτροπές παραλαβής των υλικών και υπηρεσιών.
Αρμοδιότητες συντήρησης εξοπλισμού
1) Μέριμνα για τη συντήρηση όλων των τεχνικών μέσων και του εξοπλισμού που διαθέτει η οργανική μονάδα.
Αρμοδιότητες λειτουργίας αποθήκης
Σε συνεργασία με την κεντρική υπηρεσία Αποθηκών:
1) Τήρηση αποθήκης των υλικών και του εξοπλισμού που είναι αναγκαία για τη λειτουργία της οργανικής μονάδας. Μέριμνα για την ασφάλεια των χώρων αποθήκευσης.
Αρμοδιότητες ενημέρωσης/ευαισθητοποίησης/επιμόρφωση πολιτών
Σε συνεργασία με την υπηρεσία Ενημέρωσης και Δημοσίων σχέσεων ή/και την υπηρεσία διά βίου μάθησης:
1) Σχεδιασμός και υλοποίηση προγραμμάτων ενημέρωσης, ευαισθητοποίησης και επιμόρφωσης των πολιτών, συμπεριλαμβανομένων των προγραμμάτων που αφορούν τους μαθητές, σε συνεργασία με άλλους φορείς και σχολεία απ’ την Ελλάδα και το εξωτερικό.
Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών
Η Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών είναι ιδίως αρμόδια για:
- Λειτουργίες προϋπολογισμού και οικονομικής πληροφόρησης.
- Λειτουργίες Λογιστηρίου.
- Την εκκαθάριση δαπανών.
- Την διαχείριση εσόδων και της δημοτικής περιουσίας.
- Την είσπραξη εσόδων.
- Την διεκπεραίωση ενιαίων προμηθειών.
- Την πληρωμή δαπανών.
- Την διαχείριση υλικών και Αποθηκών.
